Déclaration de confidentialité

Dans la présente déclaration de confidentialité, nous expliquons comment nous traitons vos données à caractère personnel : quelles données à caractère personnel vous concernant nous traitons, sur quelle base nous le faisons et pourquoi. Cette déclaration de confidentialité est applicable quelle que soit la nature de notre relation (candidat, prospect, fournisseur ou client) et quelle que soit la manière dont nous avons reçu vos données à caractère personnel (directement de votre part, par des tiers ou des sources publiques ou à travers le site web).

Nous vous informons également de vos droits si vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.

Nous sommes susceptibles de modifier cette déclaration de confidentialité de temps à autre et vous recommandons dès lors de la consulter régulièrement.

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est Greystone Recruitment BV, dont le siège social est établi au 119, Frankrijklei, 2000 Anvers, et dont le numéro d’entreprise est 0656.852.722 (ci-après dénommé « nous »).

Données à caractère personnel que nous traitons

Les données que nous traitons dépendent de la nature de la relation que nous entretenons avec vous.

Si vous êtes un candidat, cela implique que nous avons déjà été en contact avec vous et avons reçu des informations de votre part. Le cas échéant, nous traitons les catégories de données à caractère personnel suivantes :

• nom et coordonnées ;
• données à caractère personnel (comme l’âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l’état civil, la nationalité) ;
• si applicable : permis de travail et de séjour ;
• formation, agréments/licences, qualifications et aptitudes ;
• passif judiciaire ou informations sur votre santé, uniquement si cela s’avère pertinent pour une fonction spécifique et que vous nous les communiquez ;
• votre historique de carrière (avec le cas échéant des informations sur votre rémunération) ;
• références ;
• vos exigences professionnelles (y compris le lieu d’occupation ainsi que la rémunération et la fonction souhaitées) ;
• des données d’ordre psychologique comme le résultat d’un éventuel examen ou le retour d’un employeur potentiel ou d’autres références ;
• votre CV et toutes les autres informations que vous nous communiquez ;
• les notes prises lors de discussions, les échanges d’e-mails ;
• le mot de passe et l’identifiant, les dates, les heures et la fréquence de vos accès à nos services.

Nous sommes aussi toujours à la recherche de candidats potentiels. Dans ce cas, nous nous appuyons sur les informations que nous trouvons en ligne. Si nous pensons que nos services pourraient vous intéresser ou que nous pourrions vous aider à faire évoluer votre carrière, nous traitons ces informations afin de vous contacter. Les données à caractère personnel suivantes (si nous les avons obtenues) font donc l’objet d’un traitement :

• nom et coordonnées ;
• données à caractère personnel (comme l’âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l’état civil, la nationalité) ;
• fonction et employeur actuels ;
• autres informations à votre sujet que vous avez partagées sur un site web public et qui peuvent être pertinentes pour nos services. Il s’agit d’informations que vous renseigneriez sur votre CV.

Si vous êtes un candidat-travailleur chez Greystone Recruitment, nous traitons les données à caractère personnel suivantes :

• nom et coordonnées ;
• données à caractère personnel (comme l’âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l’état civil, la nationalité) ;
• si applicable : permis de travail et de séjour ;
• formation, agréments/licences, qualifications et aptitudes ;
• votre historique de carrière (avec le cas échéant des informations sur votre rémunération) ;
• références ;
• des données d’ordre psychologique comme le résultat d’un éventuel examen ou d’autres références ;
• votre CV et toutes les autres informations que vous nous communiquez ;
• les notes prises lors de discussions, les échanges d’e-mails.

Toutefois, si nous vous proposons un emploi, vous ne serez plus concerné(e) par la présente déclaration de confidentialité et nous continuerons à traiter vos données à caractère personnel conformément à la déclaration de confidentialité interne que vous trouverez dans votre contrat de travail.

Si vous êtes un client, les données à caractère personnel que nous traitons concernant votre personnel, vos collaborateurs ou vos préposés se limitent à leur nom, à leurs coordonnées et au poste qu’ils occupent. Dans le cadre de la recherche d’un profil adéquat, il est possible que des informations supplémentaires soient traitées, par exemple sur l’équipe dans laquelle le candidat se retrouverait. Nous ne traiterons alors que les informations fournies par vos collaborateurs, et éventuellement les commentaires que notre candidat donne sur ces personnes, si cela peut s’avérer pertinent pour une collaboration future.

Si vous êtes un fournisseur, notre traitement se limite au nom, aux coordonnées et à la fonction des membres de votre personnel, de vos collaborateurs ou préposés.

Si vous nous avez été présenté(e) comme référence ou personne de contact par un candidat, il est possible que nous traitions votre nom, vos coordonnées et votre intitulé de fonction.

Si vous êtes un candidat ou un candidat-travailleur chez Greystone Recruitment, nous recueillons vos données à caractère personnel directement lorsque vous nous communiquez vos informations en personne (lors d’un salon de l’emploi, d’un événement, sur le site web ou autre), par e-mail ou par téléphone, ainsi que par d’autres sources (voir ci-dessous). Nous pouvons également recevoir des données à caractère personnel de la part d’agences d’évaluation auxquelles nous faisons appel ou à travers le retour de références ou d’employeurs potentiels.

Si vous êtes un candidat potentiel, nous collectons vos données à caractère personnel à travers d’autres sources (publiques) telles que les médias sociaux (LinkedIn, Facebook, Twitter, les sites web de votre organisation professionnelle, des sites d’emploi, votre employeur actuel ou son site web) ou par l’intermédiaire de références.

Nous recevons des données à caractère personnel de travailleurs ou de préposés de clients ou de fournisseurs par le client ou le fournisseur lui-même, ou à travers leur site web ou, le cas échéant, les réseaux sociaux tels que LinkedIn, Facebook ou Twitter.

Il est également possible que nous obtenions des données à caractère personnel vous concernant à travers des cookies sur notre site web. Plus d’informations à ce sujet dans notre politique en matière de cookies.

Nous utilisons les données à caractère personnel que vous nous confiez principalement pour nos activités de recrutement : plus nous disposons d’informations à votre sujet, mieux et plus vite nous trouverons un poste ou un candidat approprié pour vous.

Si vous êtes un candidat, nous traitons vos données :

• pour vous aider à trouver une fonction adaptée et pour vous présenter à des employeurs potentiels ;
• pour vous tenir au fait des postes vacants qui, selon nous, pourraient vous intéresser ; pour vous informer de nos services, des nouveaux événements ou des actualités du secteur ; pour vous envoyer des messages (d’actualité) et des communications promotionnelles ;
• pour remplir nos obligations contractuelles à l’égard de tiers dans le cadre de votre recrutement (facturation au client) et de la poursuite des intérêts de chacun (en cas de litige avec le client sur l’exécution de la mission) ;
• pour évaluer notre fonctionnement et notre service ;
• pour répondre à vos questions et communiquer avec vous ;
• pour assurer la gestion de notre base de données.

Si vous êtes un candidat potentiel, nous traitons vos données :

• pour savoir si nos services pourraient vous intéresser et pour voir dans quelle mesure nous pourrions vous aider ; pour gérer notre base de données ;
• pour vous contacter afin de vous aider à progresser dans votre carrière ;
• pour vous informer de nos services, d’événements ou d’actualités au sein du secteur ; pour vous envoyer des messages (d’actualité) et des communications promotionnelles ;

Si vous êtes un client, nous traitons les données à caractère personnel de vos travailleurs et préposés :

• pour la réalisation et l’exécution du contrat passé avec vous ;
• pour vous aider à trouver un candidat approprié ;
• pour vous informer de nos services, de nouveaux événements ou d’actualités au sein du secteur ; pour vous envoyer des messages (d’actualité) et des communications promotionnelles ;
• pour évaluer notre fonctionnement et notre service ;
• pour répondre à vos questions et communiquer avec vous ;
• pour respecter des obligations légales ou répondre à toute demande raisonnable des autorités compétentes ;
• pour préserver nos droits et défendre nos intérêts.

Si vous êtes un fournisseur, nous traitons les données à caractère personnel de vos travailleurs et préposés :

• pour la réalisation et l’exécution du contrat passé avec vous ;
• pour répondre à vos questions et communiquer avec vous ;
• pour respecter des obligations légales ou répondre à toute demande raisonnable des autorités compétentes ;
• pour préserver nos droits et défendre nos intérêts.

Si vous êtes une référence ou une personne de contact renseignée par le candidat, nous traitons vos données à caractère personnel uniquement dans le but de trouver un poste approprié pour le candidat en question.

Pour la gestion de notre base de données, nous nous fondons sur notre intérêt légitime : si vous êtes répertorié(e) dans notre base de données en tant que candidat potentiel, cela signifie que les données à caractère personnel que nous traitons ont déjà été divulguées par vous ou à votre connaissance. Nous considérons donc que le traitement de ces données ne vous porte en aucun cas préjudice ; en effet, ces informations nous permettent de proposer nos services de manière plus efficace et de voir si nous pouvons vous aider à poursuivre votre carrière. Vos données à caractère personnel ne seront divulguées à des tiers qu’avec votre consentement.

Pour la gestion de notre base de données, nous nous fondons sur notre intérêt légitime : si vous êtes répertorié(e) dans notre base de données en tant que candidat potentiel, cela signifie que les données à caractère personnel que nous traitons ont déjà été divulguées par vous ou à votre connaissance. Nous considérons donc que le traitement de ces données ne vous porte en aucun cas préjudice ; en effet, ces informations nous permettent de proposer nos services de manière plus efficace et de voir si nous pouvons vous aider à faire évoluer votre carrière. Vos données à caractère personnel ne seront divulguées à des tiers qu’avec votre consentement.

Si vous êtes un candidat de notre base de données, cela signifie que nous vous avons contacté(e) personnellement et que vous avez complété vos données à caractère personnel afin que nous puissions vous aider à progresser dans votre carrière. Dès lors, nous pensons que vous pouvez raisonnablement vous attendre à ce que ces données soient incluses dans notre base de données et conservées, afin que nous puissions continuer à vous contacter à l’avenir. Ces données à caractère personnel ne sont pas communiquées à des tiers pour ne pas porter préjudice à vos droits et intérêts.

De même, nous invoquons notre intérêt légitime en ce qui concerne la fourniture de CV en aveugle (c’est-à-dire des CV anonymisés) à des employeurs potentiels. Cette méthode de travail nous permet d’attirer l’attention de clients potentiels sur votre profil – même s’ils n’ont pas encore fait explicitement appel à nous – sans dévoiler votre identité. Nous agissons ici avec la plus grande prudence, car la divulgation de votre identité nous serait préjudiciable également.

Pour la présentation de candidats à des employeurs potentiels, nous sollicitons votre consentement.

Nous invoquons en outre notre intérêt légitime tel que décrit ci-dessus pour traiter les données à caractère personnel de candidats (potentiels) aux fins suivantes :

• pour vous informer à propos d’opportunités de carrière et de nos services ;
• pour vous envoyer des messages (d’actualité) et des communications promotionnelles ;
• pour remplir nos obligations contractuelles à l’égard de tiers dans le cadre de votre recrutement (facturation au client) et de la poursuite des intérêts de chacun (en cas de litige avec le client sur l’exécution de la mission) ;
• pour vous contacter afin de vous aider à progresser dans votre carrière ;
• pour évaluer notre fonctionnement et notre service.

Lors du traitement de données à caractère personnel de travailleurs et de préposés de clients pour l’établissement et l’exécution du contrat conclu entre nous et pour la recherche du bon candidat, nous nous fondons sur l’exécution du contrat.

De même, le traitement de données à caractère personnel de travailleurs et de préposés de fournisseurs repose sur l’exécution du contrat.

Nous invoquons en outre notre intérêt légitime pour traiter les données à caractère personnel de travailleurs et de préposés de clients et fournisseurs aux fins suivantes :

• pour vous informer de nos services, de nouveaux événements ou d’actualités au sein du secteur ; pour vous envoyer des messages (d’actualité) et des communications promotionnelles (marketing direct) ;
• pour évaluer notre fonctionnement et notre service ;
• pour répondre à vos questions et communiquer avec vous ;
• pour préserver nos droits et défendre nos intérêts.

Si vous nous fournissez des informations sur des tiers, nous supposerons que ces tiers vous ont donné la permission de nous communiquer ces informations afin que nous puissions les traiter conformément à la présente déclaration de confidentialité.

Le traitement de vos données à caractère personnel est strictement confidentiel. Seuls nos collaborateurs ont accès à vos données à caractère personnel.

Nous ne partageons les données à caractère personnel de candidats avec des employeurs potentiels que moyennant votre consentement, à l’exception des CV en aveugle, pour lesquels nous pouvons également communiquer vos données anonymisées à des clients potentiels.

Les données à caractère personnel de candidats potentiels ne sont pas partagées avec ou divulguées à des tiers.

Toutefois, nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec des sociétés affiliées ou des tiers qui assurent le traitement des données en notre nom. Lorsque ces prestataires agissent en tant que sous-traitants pour notre compte, nous ne leur permettons pas d’utiliser ou de divulguer ces données d’une manière incompatible avec les cas décrits dans la présente déclaration de confidentialité.

Nous ne vendons ni ne divulguons à des tiers les données à caractère personnel que nous avons recueillies, sauf dans les cas décrits dans la présente déclaration de confidentialité ou tels qu’ils vous ont été communiqués au moment de la collecte.

Nous pouvons aussi divulguer vos données à caractère personnel :

• lorsqu’une loi ou procédure juridique spécifique nous y contraint ;
• dans le cadre d’une enquête sur des pratiques frauduleuses et illégales suspectées ou avérées ;
• si nécessaire pour la défense de nos intérêts (p. ex. à des avocats ou à des tribunaux).

Nous nous réservons le droit de transférer des données à caractère personnel dans le cas où nous vendrions une partie ou la totalité de nos activités ou de nos actifs. Le cas échéant, nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour encourager le cessionnaire à traiter les données à caractère personnel qui nous avaient été fournies de manière appropriée et conforme à la présente déclaration de confidentialité.

Nous traitons vos données à caractère personnel au sein de l’Espace économique européen.

Nous conservons les données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire à la fourniture de nos services ou à d’autres fins essentielles, telles que le respect de nos obligations légales.

Si vous êtes un candidat, nous conserverons vos données pendant 5 ans après le dernier contact entre nous, sauf en cas de litige en cours. Vous pouvez à tout moment nous demander de supprimer tout ou partie de vos données.

Si vous êtes un candidat que nous avons déjà placé chez un client, vos données à caractère personnel seront conservées durant 10 ans après l’issue du contrat chez ce client, sauf en cas de litige.

Si nous avons reçu de votre part des données médicales ou juridiques dans le but de pourvoir un poste vacant spécifique, celles-ci seront supprimées 6 mois après que le poste vacant aura été pourvu.

Si vous êtes un candidat potentiel et que vous n’avez pas encore eu de contact personnel avec l’un de nos collaborateurs, toutes vos données à caractère personnel seront supprimées après une période de 24 mois.

Les données à caractère personnel des clients et fournisseurs sont supprimées 10 ans après la fin de la collaboration, sauf en cas de litige.

Nous avons pris les mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles qui s’imposaient pour protéger efficacement vos données à caractère personnel contre tout accès et toute utilisation, destruction et divulgation non autorisés.

Nos collaborateurs et sous-traitants ont été largement informés de la politique de confidentialité et de sécurité et sont tenus d’agir conformément à la présente déclaration de confidentialité. Ils sont en outre tous liés par un devoir de confidentialité.

Notre site web comporte des liens vers d’autres sites web. La présente déclaration de confidentialité s’applique uniquement au nôtre. Nous vous conseillons dès lors de consulter également la déclaration de confidentialité de ces autres sites web. Nous ne sommes pas responsables des politiques de confidentialité d’autres sites web, même si vous y accédez par l’intermédiaire de l’un des liens figurant sur notre site web.

Dans les limites prévues par le Règlement général sur la protection des données (Règlement UE 2016/679), vous pouvez à tout moment nous demander d’accéder à vos données à caractère personnel, en demander une copie, la rectification, le transfert, la limitation du traitement ou encore l’effacement total ou partiel. Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel.

Si vous formulez une telle demande, nous ne traiterons vos données à caractère personnel que dans la mesure où nous avons une raison valable de continuer à le faire, ou si cela s’avère nécessaire pour respecter une obligation légale.

Si le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement – en totalité ou en partie – à tout moment.

Si vous avez une demande, une question ou une plainte concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez l’envoyer à privacy@greystonerecruitment.be, avec une preuve d’identité afin que nous puissions être sûrs de nous adresser à la bonne personne. Nous nous engageons à donner suite à ces demandes et plaintes en temps utile.

Si vous estimez à tout moment qu’un de vos droits n’a pas été respecté, vous pouvez par ailleurs déposer une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données à l’adresse contact@apd-gba.be (www.autoriteprotectiondonnees.be).