Privacyverklaring

In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we met uw persoonsgegevens omgaan: welke persoonsgegevens we van u verwerken, op welke basis we dit doen en waarom we deze verwerken. Deze privacyverklaring is van toepassing ongeacht onze relatie (kandidaat, prospect, leverancier of klant) en ongeacht de wijze waarop we uw persoonsgegevens ontvangen hebben (rechtstreeks van u, via derden of publieke bronnen of via de website).

Verder informeren we u ook over uw rechten indien u het niet eens bent met de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.

Omdat wij deze privacyverklaring van tijd tot tijd kunnen wijzigen, is het raadzaam deze regelmatig te raadplegen.

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is Greystone recruitment BV met zetel te 2000 Antwerpen, Frankrijklei 119 en met ondernemingsnummer 0656.852.722 (hierna “wij”).

Afhankelijk van de relatie die we met u hebben, verwerken we andere gegevens.

Indien u een kandidaat bent, wil dit zeggen dat we reeds met u contact hebben gehad en van u informatie ontvangen hebben. We verwerken dan volgende categorieën van persoonsgegevens:

• naam en contactgegevens
• persoonlijke gegevens (zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit),
• indien van toepassing: arbeids- en verblijfsvergunning
• opleiding, erkenningen/vergunningen, kwalificaties en bekwaamheden,
• strafrechtelijk verleden of informatie over uw gezondheid, enkel indien dit van belang is voor een bepaalde functie en u ons dit bezorgt
• het verloop van uw loopbaan (desgevallend met inbegrip van verloning),
• referenties
• uw jobvereisten (met inbegrip van plaats van tewerkstelling, gewenste verloning en functie),
• psychische gegevens zoals het resultaat van een eventuele assessment of de feedback van een potentiële werkgever of referenties
• uw CV en alle andere informatie die u ons bezorgt
• nota’s van besprekingen, e-mail uitwisselingen
• paswoord en login, data, tijdstip en frequentie waarop u toegang neemt tot onze dienstverlening

We zijn ook steeds op zoek naar potentiële kandidaten. In dat geval baseren we ons op informatie die we online vinden. Wanneer we denken dat u geïnteresseerd zou kunnen zijn in onze dienstverlening of wij u zouden kunnen verder helpen bij uitbouwen van uw carrière, verwerken we deze informatie om contact met u te kunnen opnemen. We verwerken dan volgende persoonsgegevens, indien we deze terugvinden:

• naam en contactgegevens
• persoonlijke gegevens (zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit),
• huidige werkgever en functie
• andere informatie die u over uzelf gedeeld heeft op een publieke website en die van belang kan zijn voor onze dienstverlening. Het betreft hier informatie die u ook op uw CV zou vermelden

Bent u een kandidaat-werknemer bij Greystone Recruitment, dan verwerken we volgende persoonsgegevens:

• naam en contactgegevens
• persoonlijke gegevens (zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit),
• indien van toepassing: arbeids- en verblijfsvergunning
• opleiding, erkenningen/vergunningen, kwalificaties en bekwaamheden,
• het verloop van uw loopbaan (desgevallend met inbegrip van verloning),
• referenties
• psychische gegevens zoals het resultaat van een eventuele assessment of referenties
• uw CV en alle andere informatie die u ons bezorgt
• nota’s van besprekingen, e-mail uitwisselingen

Zodra wij u een job aanbieden, valt u echter niet meer onder deze privacyverklaring en verwerken we uw persoonsgegevens verder volgens de interne privacyverklaring die u in uw arbeidsreglement zal terugvinden.

Bent u een klant, dan zijn de persoonsgegevens die wij van uw personeelsleden, medewerkers of aangestelden eerder beperkt tot naam, contactgegevens en functie die zij uitoefenen. In het kader van de zoektocht naar een gepaste kandidaat is het wel mogelijk dat meer informatie verwerkt wordt, bijvoorbeeld over het team waarin de kandidaat terecht zou komen. We verwerken in dat geval ook steeds enkel de informatie die uw personeelsleden aan ons bezorgen, eventueel de feedback die onze kandidaat geeft over deze personen indien dit relevant kan zijn voor een toekomstige samenwerking.

Bent u een leverancier dan verwerken we enkel naam, contactgegevens en functie van uw personeelsleden, medewerkers of aangestelden.

Het is mogelijk dat wij uw naam, contactgegevens en functie verwerken omdat u werd opgegeven door een kandidaat als referentie of contactpersoon.

Bent u een kandidaat of kandidaat-werknemer bij Greystone Recruitment dan verzamelen we uw persoonsgegevens rechtstreeks, wanneer u ons uw gegevens in persoon (op een jobbeurs, event, via de website of andere wijze), via e-mail of telefonisch geeft alsook via andere bronnen (zie hieronder). We kunnen ook persoonsgegevens ontvangen van assessment bureaus die worden ingeschakeld of als feedback van referenties of potentiële werkgevers.

Bent u een potentiële kandidaat dan verzamelen we uw persoonsgegevens via andere (publieke) bronnen zoals vb. via sociale media sites (LinkedIn, Facebook, Twitter, via websites van uw beroepsorganisatie, via jobboards en jobsites, via uw huidige werkgever of diens website) of via doorverwijzingen.

Persoonsgegevens van werknemers of aangestelden van klanten of leveranciers ontvangen we via de klant of leverancier zelf, dan wel via hun website of desgevallend via sociale media zoals LinkedIn, Facebook of Twitter.

Het is ook mogelijk dat we uw persoonsgegevens verzamelen via cookies op onze website. U vindt hierover meer uitleg in onze cookiepolicy.

Wij gebruiken de persoonsgegevens die u ons meedeelt voornamelijk voor onze rekruteringsactiviteiten: hoe meer informatie we over u hebben, hoe beter en sneller we een gepaste functie of kandidaat voor u zullen vinden.

Indien u een kandidaat bent, verwerken wij uw gegevens:

• om u te helpen bij het vinden van een geschikte functie en u voor te stellen aan potentiële werkgevers;
• om u op de hoogte te houden van openstaande functies waarvan wij denken dat ze u kunnen interesseren; om u te informeren over onze dienstverlening, nieuwe events of gebeurtenissen in de sector, om u (nieuws)berichten en promotionele berichten te verzenden;
• om onze contractuele verplichtingen met derden na te komen in kader van uw rekrutering (facturatie naar de klant toe) en nastreven van belangen (in geval van betwisting met de klant over de uitvoering van de opdracht)
• om onze werking en service te evalueren;
• Om uw vragen te beantwoorden en met u te communiceren;
• Om ons databestand te beheren.

Indien u een potentiële kandidaat bent verwerken we uw gegevens

• Om na te gaan of u geïnteresseerd zou kunnen zijn in onze dienstverlening en om te kunnen beoordelen of we u zouden kunnen helpen, beheer van ons databestand
• Om u te contacteren teneinde u te kunnen helpen bij de uitbouw van uw carrière
• Om u te informeren over onze dienstverlening, events of gebeurtenissen in de sector, om u (nieuws)berichten en promotionele berichten te verzenden

Indien u een klant bent, verwerken we de persoonsgegevens van uw werknemers en aangestelden

• Voor de totstandkoming en uitvoering van de met gesloten overeenkomst
• Om u te helpen een geschikte kandidaat te vinden
• om u te informeren over onze dienstverlening, nieuwe events of gebeurtenissen in de sector, om u (nieuws)berichten en promotionele berichten te verzenden;
• om onze werking en service te evalueren;
• om uw vragen te beantwoorden en met u te communiceren
• om wettelijke verplichtingen na te leven of om te beantwoorden aan eventuele redelijke vragen van bevoegde instanties.
• Om onze rechten te vrijwaren en ter verdediging van onze belangen

Indien u een leverancier bent, verwerken we de persoonsgegevens van uw werknemers en aangestelden

• Voor de totstandkoming en uitvoering van de met gesloten overeenkomst
• om uw vragen te beantwoorden en met u te communiceren
• om wettelijke verplichtingen na te leven of om te beantwoorden aan eventuele redelijke vragen van bevoegde instanties.
• Om onze rechten te vrijwaren en ter verdediging van onze belangen

Indien u een referentie of door de kandidaat opgegeven contactpersoon bent verwerken we uw persoonsgegevens enkel bij het zoeken van een gepaste functie voor de betrokken kandidaat.

Voor het beheer van ons databestand beroepen we ons op ons gerechtvaardigd belang: wanneer u in ons bestand bent opgenomen als potentiële kandidaat, wil dit zeggen dat door ons verwerkte persoonsgegevens reeds op enige wijze door u of met uw medeweten openbaar zijn gemaakt. Wij zijn dan ook van mening dat de verwerking van deze gegevens door ons u op enige wijze benadeelt, sterker nog, deze informatie stelt ons in staat onze diensten efficiënter aan te bieden en na te gaan of we u kunnen verder helpen bij de uitbouw van uw carrière. Deze persoonsgegevens worden enkel met uw toestemming aan derden bekendgemaakt.

Wanneer u in ons bestand bent opgenomen als kandidaat wil dit zeggen dat wij persoonlijk met u contact gehad hebben en dat u uw persoonsgegevens verder heeft aangevuld opdat wij u kunnen helpen bij de verdere uitbouw van uw carrière. Wij zijn van mening dat u hierbij redelijkerwijze mocht verwachten dat deze gegevens in ons bestand opgenomen en bewaard worden zodat wij ook later in de toekomst u verder kunnen contacteren. Deze persoonsgegevens worden niet aan derden bekendgemaakt zodat ook hier uw rechten en belangen niet geschaad worden.

Voor het bezorgen van geblindeerde cv’s (waarbij uw persoonsgegevens dus gepseudonimiseerd zijn) aan potentiële werkgevers beroepen we ons op ons gerechtvaardigd belang. Deze werkwijze maakt het mogelijk om potentiële klanten warm te maken voor uw profiel – zelfs indien ze nog niet expliciet op ons beroep hebben gedaan – zonder dat uw identiteit te achterhalen is. U kan er hierbij op vertrouwen dat wij dit zeer nauwgezet doen, omdat ook wij schade lijden wanneer uw identiteit bekend is.

Voor voorstellen van kandidaten bij potentiële werkgevers beroepen we ons op uw toestemming.

We beroepen ons verder op ons gerechtvaardigd belang zoals hierboven omschreven bij de verwerking van de persoonsgegevens van (potentiële) kandidaten voor de volgende doeleinden:

• om u te informeren over carrièremogelijkheden en onze dienstverlening,
• om u (nieuws)berichten en promotionele berichten te verzenden;
• om onze contractuele verplichtingen met derden na te komen in kader van uw rekrutering (facturatie naar de klant toe) en nastreven van belangen (in geval van betwisting met de klant over de uitvoering van de opdracht)
• Om u te contacteren teneinde u te kunnen helpen bij de uitbouw van uw carrière
• om onze werking en service te evalueren

Bij de verwerking van persoonsgegevens van werknemers en aangestelden van klanten voor de totstandkoming en uitvoering van de tussen ons afgesloten overeenkomst en voor het zoeken naar de juiste kandidaat beroepen we ons op de uitvoering van de overeenkomst.

Bij de verwerking van persoonsgegevens van werknemers en aangestelden van leveranciers beroepen we ons op de uitvoering van de overeenkomst.

We beroepen ons verder op ons gerechtvaardigd belang bij de verwerking van de persoonsgegevens van werknemers en aangestelden van klanten en leveranciers voor de volgende doeleinden:

• om u te informeren over onze dienstverlening, nieuwe events of gebeurtenissen in de sector, om u (nieuws)berichten en promotionele berichten te verzenden (direct marketing);
• om onze werking en service te evalueren;
• om uw vragen te beantwoorden en met u te communiceren
• Om onze rechten te vrijwaren en ter verdediging van onze belangen

Wanneer u ons informatie over derden bezorgt, gaan wij ervan uit dat deze derden u de toestemming hebben gegeven om deze informatie aan ons te geven zodat wij deze volgens deze privacyverklaring verder kunnen verwerken.

Uw persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld. Enkel ons personeel heeft toegang tot uw persoonsgegevens.

We delen de persoonsgegevens van kandidaten enkel met uw toestemming met potentiële werkgevers, behalve de geblindeerde cv’s, waarbij we uw gepseudonimiseerde gegevens ook aan potentiële klanten kunnen geven.

Persoonsgegevens van potentiële kandidaten worden niet gedeeld of bekendgemaakt aan derden.

We kunnen uw persoonsgegevens delen met verbonden ondernemingen of met derde partijen die voor onze rekening gegevensverwerking doen. Wanneer deze dienstverrichters, voor onze rekening, handelen als gegevensverwerker wordt door ons niet toegestaan dat zij deze gegevens gebruiken of bekend maken op een wijze die niet overeenstemt met de gevallen omschreven in deze privacyverklaring.

Wij verkopen de persoonsgegevens die wij hebben verzameld niet aan derden noch geven wij deze aan hen vrij, behoudens de gevallen omschreven in deze privacyverklaring of zoals u ten tijde van de verzameling werd meegedeeld.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook bekend maken:

• wanneer bepaalde wetgeving of een juridische procedure ons daartoe verplicht,
• in kader van een onderzoek naar vermoedelijke of actuele frauduleuze en illegale activiteiten.
• Indien noodzakelijk voor de verdediging van onze belangen (vb. aan advocaten en gerecht)

Wij behouden ons het recht voor om persoonsgegevens over te dragen in het geval wij een deel of het geheel van onze onderneming of van ons vermogen zouden verkopen. Indien een dergelijke verkoop zich voordoet, zullen wij alle redelijke maatregelen treffen om de verkrijger aan te zetten tot een correcte verwerking van de aan ons verstrekte persoonsgegevens en dit op een manier die overeenstemt met deze privacyverklaring.

We verwerken uw persoonsgegevens binnen de Europese Economische ruimte.

We bewaren persoonsgegevens zo lang als nodig is om u onze diensten aan te bieden of voor andere essentiële doeleinden, zoals het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Indien u een kandidaat bent bewaren we uw gegevens gedurende 5 jaar na het laatste betekenisvol contact tussen ons, behalve in het geval van een lopend geschil. U kan ons te allen tijde verzoeken uw gegevens geheel of ten dele te verwijderen.

Indien u een kandidaat bent die wij bij een klant geplaatst hebben, worden uw persoonsgegevens bewaard gedurende 10 jaar na afloop van het contract met de klant, tenzij in geval van betwisting.

Wanneer wij met het oog op het invullen van een bepaalde vacature medische of gerechtelijke gegevens van u ontvangen hebben, worden deze verwijderd 6 maanden nadat de vacature werd ingevuld.

Indien u een potentiële kandidaat bent en u nog geen persoonlijk contact gehad heeft met een van onze medewerkers, worden al uw persoonsgegevens verwijderd na een periode van 24 maanden.

Persoonsgegevens van klanten en leveranciers worden verwijderd 10 jaar na het einde van de samenwerking, tenzij in geval van betwisting.

Wij hebben de passende fysieke, technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens doeltreffend te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, vernietiging en onthullingen.

Onze medewerkers en onderaannemers werden uitgebreid geïnformeerd over het privacy-en veiligheidsbeleid en hebben de verplichting te handelen conform deze privacyverklaring. Daarenboven zijn zij allen gebonden door een vertrouwelijkheidsverplichting.

Onze website bevat links naar andere websites. Deze privacy policy geldt enkel voor onze website. We raden u dan ook aan de privacy verklaring van de andere websites te raadplegen. We zijn niet aansprakelijk voor het privacy beleid van andere websites, zelfs niet indien u deze website bezoekt via één van de links op onze website.

Binnen de perken zoals bepaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU Verordening 2016/679) kan u ons te allen tijde verzoeken uw persoonsgegevens in te zien, een kopie op te vragen, te verbeteren, over te dragen, te vragen de verwerking ervan te beperken of de gegevens geheel of gedeeltelijk te wissen. U kan ook een bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Naar aanleiding van dergelijk verzoek zullen wij deze persoonsgegevens enkel nog verwerken voor zover en in de mate dat we een geldige reden hebben om deze te blijven verwerken of indien dit noodzakelijk zou zijn om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kan u deze toestemming steeds – geheel of gedeeltelijk – intrekken.

Wanneer u een verzoek, een vraag of klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u deze richten aan privacy@greystonerecruitment.be, met bewijs van identiteit zodat we er zeker van zijn dat wij van de juiste persoon het verzoek opvolgen. Wij verbinden ons ertoe een tijdig gevolg te geven aan deze verzoeken en klachten.

Wanneer u op een bepaald moment vindt dat een van uw rechten niet werden gerespecteerd, kunt u daarenboven ook een klacht neerleggen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via contact@apd-gba.be (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).